Organizzare manifestazioni bike è la mia passione e nel tempo è diventato il mio lavoro.
Con questo articolo voglio condividere la mia esperienza e qualche spunto di riflessione, considerazione e consiglio
Ad essere sinceri sarebbe necessario scrivere un vero e proprio manuale, ma per ora iniziamo con qualche suggerimento.
La mia esperienza
Se sei curioso di scoprire tutto sull’esperienza mia e di Dolomeet nell’organizzazione di competizioni sportive, dai un occhio al nostro curriculum: lo trovi cliccando qui!
Sono già passati 11 anni dalla prima gara organizzata in Val di Sole, non sono moltissimi ma nel ricostruirli sono rimasto piacevolmente stupito dai numeri:
- 75 le gare nelle quali sono stato parte attiva;
- 2 Campionati Europei;
- 13 Tappe di Coppa del Mondo di Mountainbike;
- 11 Campionati del Mondo di Mountainbike;
- 14 diverse discipline;
- 20.000 atleti coinvolti;
Per scoprire chi sono e cosa faccio in Dolomeet leggi la mia presentazione.
Organizzare manifestazioni bike: definire gli obiettivi
La prima cosa in assoluto quando ci si vuole affacciare al mondo dell’organizzazione di manifestazioni sportive è definire gli obiettivi.
Sembra banale, ma è importante affiancare alla giusta passione ed alla buona volontà una buona dose di determinazione per … capire cosa si vuole ottenere e dove si vuole arrivare.
La squadra organizzativa
In tutte le manifestazione c’è sempre l’elemento “trainante” colui che ha tutto in testa e sa quello che bisogna fare.
L’errore più grosso che il soggetto “trainante” può fare è quello di pensare di poter fare tutto da solo.
Per fare crescere una manifestazione è fondamentale trovare le figure chiave e trovarne una per ogni aspetto organizzativo.
E’ importante quindi suddividere l’organizzazione in macro settori, di seguito alcuni campi da tenere in cosiderazione:
- segreteria;
- logistica e allestimenti;
- percorsi gara e sicurezza;
- gestione volontari;
- food & beverage;
- comunicazione e press;
- ricerca di sponsor;
Organizzare manifestazioni bike: definire i partner
Da soli non si va lontano.
In base agli obiettivi si può riuscire a capire bene quali alleati possiamo avere vicino a noi, altro elemento importante per il successo di una manifestazione.
Altra cosa fondamentale è coinvolgere gli stakeholders di territorio, ovvero coloro che in qualche modo possono condividere gli stessi obiettivi e ricevere benefici diretti ed indiretti dall’organizzazione della gara in programma.
Si guadagna ad organizzare una gara di mountainbike?
È molto importante rispondere subito a questa domanda: No!
Al giorno d’oggi è molto difficile che una manifestazione generi soddisfazione economica per gli organizzatori.
E’ più facile prevedere quanto si andrà a spendere rispetto a quanto di potrà incassare da iscrizioni e servizi collegati.
Ma allora perché organizzare manifestazioni sportive?
Una manifestazione sportiva può essere organizzata per:
- scopo sociale, associativo e per diffondere la pratica del ciclismo;
- passione e volontà dei componenti associazioni sportive;
- dare visibilità e notorietà alle località turistiche;
- creare indotto immediato alle località ospitanti.
Da dove iniziamo? Preparare un budget
Prima di fare qualsiasi attività è importante avere chiara una proiezione dei costi: tasse di gara, costi degli allestimenti, costi del noleggio attrezzature, pernottamenti a carico etc.
Chiariti i costi si possono ipotizzare le potenziali entrate: quote gara, sponsor privati, sponsor pubblici, gestione food and beverage durante l’evento etc..
Definiti i numeri obiettivo è necessario parametrare le entrate e il numero di partecipanti necessari a rendere sostenibile l’evento.
Essere preparati
Imparare i regolamenti e le norme attuative è la base per organizzare un’evento, conoscere bene l’argomento e tutti gli oneri organizzativi evita situazioni di stress e tensione inutili.
Nel momento in cui ci si prende la responsabilità di organizzare una gara ci si fa carico di tutte le incombenze previste dai regolamenti federali.
I giudici di gara in questo possono sicuramente essere di aiuto ma è comunque necessario padroneggiare bene l’argomento.
Girare il mondo (almeno l’Europa) per vedere altre manifestazioni
Come diceva Totò: “Nessuno nasce imparato”.
L’atteggiamento giusto per crescere in questo campo è quello di non smettere mai di imparare, perché ad ogni livello c’è sempre qualcosa da migliorare.
Il primo approccio per organizzare una gara è sicuramente quello di uscire dalla confort zone e andare a vedere altre manifestazioni.
Parliamo di conoscere manifestazioni dello stesso tipo ma in altre località. Una volta raggiunti i campi di gara sarà importante parlare con gli organizzatori, con i giudici di gara, prendere appunti e fare fotografie.
Tutto sembrerà più facile dopo avere visto a cosa si andrà incontro.
Organizzare manifestazioni bike: lavorare di anticipo
Lavorare di anticipo sarà sicuramente utile.
Stabilire contatti regolari nel tempo con chi lavorerà con voi all’evento è importante per non farsi trovare impreparati.
Si può, ad esempio, lavorare di anticipo con il Presidente di Giuria.
Sentirlo molto prima dell’evento per eventuale dubbi, perplessità, conferme.
Le due parti possono sentirsi per avere un quadro della situazione prima di arrivare sulla località di gara.
Da esperienza vi dico che questo aspetto, se affrontato con l’atteggiamento giusto vi solleverà da situazioni spiacevoli il giorno della gara.
Fondamentale coordinarsi in anticipo con la filiera dei soccorsi: croce rossa, soccorso alpino etc.
Fate capire a tutti quanto ci tenete a questo aspetto e tutti saranno pronti al meglio in caso di necessità.
Con i soccorsi sarà importante condividere una cartina del tracciato con i punti “critici”, le vie di accesso, la logistica aiuterà tutte le parti a conoscere meglio l’ambiente di lavoro.
Altra cosa importante è definire una guida del volontario dove sono riportate le procedure di sicurezza, la logistica di base e le info generali della manifestazione.
Il volontario oltre ad essere pilastro dell’organizzazione è anche il primo Info Point per i visitatori.
In generale per organizzare un’evento è necessario iniziare almeno 12 mesi prima della data prevista, anche perché per riuscire ad avere partecipanti è necessario comunicare la data della manifestazione il prima possibile.
I volontari
I volontari sono il motore di tutti gli eventi bike, grazie al supporto volontario di queste persone riusciamo ad organizzare manifestazioni uniche.
Il presidio dei volontari lungo il percorso rappresenta i nostri occhi e le nostre mani mentre noi fisicamente non possiamo essere presenti.
Per fare un esempio, su un percorso di gara downhill oltre al personale sanitario e di soccorso solitamente vengono impiegate ulteriori 30/50 persone, stesso discorso per il cross-country.
Molto importante fare capire bene ai volontari cosa devono fare e come farlo.
Avrete cura di organizzare un briefing è iniziale per fare capire le necessità e mantenere poi un contatto costante, la giornata si concluderà poi con un debriefing finale.
Attrezzare e vestire i volontari
La gestione dei volontari è importantissima, dobbiamo preoccuparci di fare in modo che mentre operano per conto nostro lo facciano in sicurezza, abbiano tutto il necessario per lavorare serenamente compreso viveri e bevande.
Non saranno mai abbastanza i ringraziamenti verso i volontari, e in questo caso il rapporto umano è uno dei valori più importanti da coltivare.
Proprio per questo negli eventi di un certo rilievo dove i numeri sono importanti viene predisposta una figura specifica che si prenda cura dei volontari, slegata da altre situazioni di stress e che dedichi la sua attenzione specificamente a questo campo.
Organizzare manifestazioni bike: la sicurezza
Questo il capitolo più importante di questo articolo, se c’è una voce sul vostro budget dove non dovrete mai risparmiare è sicuramente la sicurezza.
Molto importante disegnare percorsi tecnici, divertenti ma sicuri, cercando di fare il possibile per evitare situazioni di pericolo inutili.
La tempestività di intervento in caso di incidente è fondamentale, le vie di accesso per i soccorsi sono da pianificare con largo anticipo insieme alle postazioni dove allestire i punti di primo soccorso.
Quantificare le squadre di intervento, medici, infermieri è un lavoro strategico e chiave.
Se non avete dimestichezza con questo argomento vi potete fare aiutare da qualche amico che lavora come volontario nei vigili del fuoco, oppure come soccoritore oppure ancora meglio nel soccorso alpino.
Organizzare manifestazioni bike: la comunicazione
Un aspetto cruciale per un evento sportivo!
Possiamo essere i più bravi del mondo nell’organizzare eventi sportivi ma se nessuno lo verrà mai a sapere i nostri sforzi per una certa parte verranno vanificati.
Prima ancora di comunicare è importante realizzare materiale foto e video di qualità.
Va poi definito un piano marketing ed un programma editoriale il più completo possibile.
Come sappiamo i social hanno un ruolo da protagonista nella comunicazione globale e per questo dobbiamo essere bravi ad utilizzarli nel modo giusto scegliendo il modo più appropriato per comunicare.
Per quanto riguarda il settore press, gli eventi importanti si affidano a uffici stampa specializzati per il mondo delle due ruote.
Se non potete permettervi collaborazioni di questo tipo nel mercato ci sono dei freelance molto preparati che possono aiutarvi a gestire al meglio questo ambito per conto vostro.
Problem solving
Potete pianificare il tutto al meglio ma potete stare sicuri che le variabili, i problemi da risolvere e le situazioni difficili da gestire saranno molteplici.
Proprio per questo la parola d’ordine è “SELF CONTROL“.
Cercate di non farvi mai prendere dal panico e dall’agitazione, una frase che mi piace ripetere è la seguente:
Durante un evento i problemi non esistono, esistono solo soluzioni
Se voi sarete agitati lo trasmetterete alle persone che collaborano con voi.
Cerchiamo di gestire al meglio tutte queste situazioni, ovviamente questo atteggiamento e questa “tranquillità” si ottiene con l’esperienza e con il tempo.
La prima edizione
La prima edizione è la più difficile in assoluto per tutti, i vostri collaboratori non sanno ancora a cosa stanno per andare incontro e cosa è necessario fare e voi stessi faticate ad immaginare lo scenario che via attende.
Alla fine dell’evento sarete esausti ma soddisfatti di quello che avrete fatto.
A prescindere dai risultati, che non devono mai scoraggiare, la cosa più importante è che al termine della prima edizione abbiate raccolto materiale fotografico e video di quanto fatto da utilizzare nella prossima edizione per aumentare l’interesse nel confronti della manifestazione.
Tenete duro e guardate lontano!
Organizzare manifestazioni bike: imparare dagli errori
A fine evento e a caldo cercate di fare un punto della situazione generale, vi sarà sicuramente capitato di avere visto delle cose che avreste fatto diversamente in un’altra edizione.
Questo resoconto va fatto la settimana successiva dell’evento e vanno presi appunti su dove e come migliorare ascoltando anche i pareri dei corridori, dei team manager, dei giudici, del pubblico e in generale delle vostre impressioni.
Mi raccomando ascoltate tutti e poi tirate le vostre somme cercando di fare una media e senza farsi condizionare troppo dalle parti.
Cercate di essere il più possibile obbiettivi e oggettivi nella seconda analisi, a freddo, che continuerete a fare successivamente.
Affidarsi a chi vi può aiutare
Dolomeet ha un largo trascorso di organizzazione di eventi ed ha a disposizione uno staff di 10 persone che vi può aiutare e affiancare nell’organizzazione di eventi bike in tutta Italia. Scopri come possiamo aiutarvi.
Buone gare a tutti voi e a grazie a tutti gli organizzatori che si mettono in gioco ogni weekend per fare divertire nuove generazioni di bikers!